Fattura elettronica: tutti gli aggiornamenti

Dal primo gennaio 2019 l’obbligo di fattura elettronica è diventato una realtà per tantissimi liberi professionisti. La fattura cartacea è rimasta una facoltà degli esenti della riforma mentre per gli interessati non ha più alcun valore. Chi non si adegua alla fattura elettronica, in base a quanto recitano le nuove disposizioni, va incontro a sanzioni anche piuttosto salate.

Le perplessità sul nuovo sistema

Si tratta di un cambiamento forte, discusso e anche fortemente criticato, per il quale saranno sicuramente necessari piccoli miglioramenti. Il timore riguarda soprattutto la composizione del tessuto economico che investirà la legge, fatto di piccole e medie imprese con meno di dieci dipendenti e per lo più a conduzione familiare. Se si confrontano questi dati con quelli dell’alfabetizzazione digitale della popolazione si temono non poche difficoltà a passare al nuovo regime. C’è poi da considerare che commercialisti e CAF sostengono le imprese con un supporto lodevole sebbene non possano sostenere assistenza continua e dedicata.

Si tratta davvero di un sistema così complesso?

Già dai primi di dicembre 2018 il web è stato invaso letteralmente di guide e approfondimenti. Proprio per la grandezza del cambiamento, i cui vantaggi risiedono sicuramente in un maggior controllo delle transazioni, si è verificato un certo “panico” a ridosso dell’entrata in vigore. Rispetto agli svantaggi, invece, bisognerà attendere almeno il primo anno di avviamento per verificare come saranno andate le cose e quali sono gli intoppi. Per adesso si prevedono i normali intoppi da sovra-carico a ridosso di un piccolo grande cambiamento. In questo articolo, quindi, quello che c’è da sapere sulla fattura elettronica per adeguarsi alla legge senza commettere errori.

Cos’è la fattura elettronica e come funziona?

Innanzitutto chiariamo cos’è la fattura elettronica e in cosa si distingue da quella tradizionale. Si tratta di una fattura ditale che, in quanto tale, è inviata in formato elettronico tramite un Sistema di Interscambio detto SDI. La fattura cartacea, invece, è un documento solitamente PDF che si firma contestualmente o che si invia tramite mail.

Il sistema di interscambio è “l’unica” differenza

La differenza risiede proprio nell’interscambio che passa direttamente per l’Agenzia delle Entrate. Ti stai chiedendo se questo passaggio implichi un controllo diretto? La risposta è si, tutto è tracciato digitalmente. Questo provvedimento nasce in senso alla legge finanziaria del 2008 con cui l’UE invita i membri a digitalizzare il sistema di fatturazione e di controllo fiscale. Con l’invito dell’Unione Europea arriva anche l’obbligo di conservare per dieci anni le documentazioni relative alla fatturazione.

I vantaggi

Nonostante la difficoltà per taluni di adeguarsi alla fattura elettronica ci sono anche dei vantaggi che comporta e che riguardano principalmente i risparmi alle spese di gestione degli enti preposti al controllo allocando meglio le risorse disponibili. Non è soltanto una questione di vantaggio economico ma di efficientamento del sistema che, difatti, si auto controlla con fatturazioni trasparenti e sempre reperibili a differenza dei polverosi archivi cartacei. Ciò riduce il rischio di falso, duplicato, smarrimento, errori di compilazione ecc… perché tutto è gestito al 100% in via telematica.

Lo svantaggio?

Ci vuole tempo per imparare ad avere dimestichezza con il sistema. Questo prevede, infatti, di procurarsi degli accessi al sistema tramite credenziali, un software per la fatturazione e un codice. Sembra complicato ma è un processo piuttosto semplice a cui ci si abitua dopo pochi utilizzi.

Lo scopo della fattura elettronica, difatti, è quello di combattere l’evasione fiscale. In Italia, nel 2018, l’evasione ha prodotto un gap Iva pari quasi a quaranta miliardi di euro non incassati. Con la fattura elettronica, invece, i controlli avvengono in tempo reale. Il sistema mostra se c’è coerenza tra i dati con la possibilità di interventi tempestivi laddove sorgano sospetti. Circa il 60% dei possessori di partita IVA sono interessati dalla fatturazione elettronica. Questo perché ci sono alcuni regimi e settori professionali che rientrano tra gli esentati della riforma.

Chi ha l’obbligo e chi è esente?

Sicuramente le imprese ed i lavoratori autonomi che rientrano nei regimi forfettari e di vantaggio, oltre ai piccoli produttori agricoli, alle società sportive dilettantistiche, ai non residenti, ai medici, agli operatori sanitari e a tutte le farmacie.

Per taluni non vi è l’obbligo ma nulla impedisce di passare alla fatturazione elettronica, per cui i lavoratori o le imprese a regimi agevolati possono tranquillamente dotarsi di questo strumento.

Chi invece è obbligato a dotarsi di fattura elettronica sono operatori IVA ha diritto ad alcuni benefit giunti con la legge e che riguardano alcuni particolari soggetti. In ogni caso al di fuori delle categorie sopra descritte vige l’obbligo sancito dalla legge.

Le tappe della fattura elettronica

Tra i benefit cade l’obbligatorietà di tenere i registri IVA perché si inviano le fatture direttamente all’Ufficio delle Entrate mentre, per chi effettua pagamenti al di sopra di cinquecento euro il termine di accertamento fiscale viene ridotto a due anni. Chiaramente gli operatori possono sempre avere accesso alle proprie fatture, acquisendone una copia o per semplice consultazione. L’entrata in vigore della fattura elettronica è avvenuto tramite scadenze per settore, che hanno man mano coinvolto la totalità degli interessati. Ecco le tappe:

• luglio 2018: l’obbligo di emissione di fattura elettronica coinvolge pompe di benzina e subappalti per transazioni con pubbliche amministrazioni
• settembre 2018: l’obbligo riguarda le cessioni di beni di valore di almeno 155,00€ in unica fattura presso medesimo punto vendita. Questo introduce la tax free shopping, ovvero la facoltà per chi non è residente nell’Unione Europea di non pagare l’imposta sul valore aggiunto per beni di valore superiore a 155,00€.
• Gennaio 2019: l’obbligo diventa operativo anche tra titolari di partita IVA privati con la residenza in Italia. Per l’emissione il termine è fissato a dodici giorni.

Le fatture elettroniche sono realizzate in un particolare formato di file che non tutti conoscono: l’XML, ovvero Extensible Markup Language. Per poter fare una fattura, quindi, ci vuole un apposito programma che comprenda questo genere di file, ovvero il software per la fattura elettronica che crea e invia questi file all’Ufficio delle Entrate. All’atto pratico basta dotarsi del programma e inserire i dati di mittente e destinatario e compilare i campi richiesti. All’invio nel SDI il sistema effettua una verifica e invia una ricevuta di avvenuta notifica al ricevente.

Quale software scegliere?

La domanda non è scontata perché ne esistono svariati, gratuiti e a pagamento. Tra quelli gratuiti ci sono i software messi a disposizione dalla stessa Agenzia delle Entrate, sia via web che via app scaricabile gratuitamente dagli store Apple e Android.

Come scegliere?

Valutando i costi in base all’utilizzo che ne farai. Fatture inCloud è il servizio più famoso ma esistono anche quelli di Aruba, Infocert, Legalinvoice ecc…Le sanzioni per chi non si conforma vanno dal 90% al 180% dell’importa imponibile non correttamente documentata per via elettronica. Per i primi sei mesi del 2019 è stata inoltre predisposta una proroga per consentire a tutti di adeguarsi correttamente, assieme ad una riduzione del 20% delle sanzioni previste.